Por Alejandra D’Agostino
Socia en consultoría de capital humano de Deloitte

La señora “R” hacía cerámica en su sótano. Esto involucraba una cantidad de tareas distintas: moldear la arcilla, dar forma a los cacharros, decorarlos cuando estaban casi secos, preparar y luego aplicar los esmaltes, cocer los cacharros al horno.

La coordinación de todas las tareas no presentaba ningún problema porque todas las tareas las hacía ella misma. Pero cuando la señora “R” tuvo ganas de crecer, contrató a la señora “B”. La señora “R” tenía que dividir, por primera vez, su trabajo y no sabía cómo hacerlo, pero como los negocios de artesanías querían los objetos hechos por la señora “R”, y no aceptaban que ninguna otra persona los hiciera, por lo tanto se decidió que “B” solo moldeara la arcilla y preparara los esmaltes.

Los pedidos crecían y esta solución no fue suficiente. La señora “R” contrató cinco asistentes más, pero no tenía claro qué tareas le daría a cada uno.

En ese momento, los problemas de coordinación se agudizaron. Un día la señora “B” tropezó con un balde de esmaltes y rompió cinco objetos; al otro día, la señora “R” abrió el horno y descubrió que los maceteros habían sido todos esmaltados por error de color fucsia. En ese momento, la señora “R” se dio cuenta de que siete personas no podían coordinar todo su trabajo a través de la comunicación informal.

Esta historia nos la cuenta Henry Mintzberg en su libro Diseño de organizaciones eficientes, y agrega: “Cada actividad humana organizada, desde la fabricación de simples cacharros hasta poner al hombre en la luna, da origen a dos requerimientos fundamentales y opuestos: la división del trabajo entre varias tareas a desempeñar y la coordinación de dichas tareas para consumar la actividad”.

Hoy, en un mundo globalizado y complejo, donde muchas veces la base del crecimiento en nuestras organizaciones es la “diversificación con eficiencia”, el diseño organizacional es pieza clave, señala Deloitte.

¿Qué es el diseño organizacional?
Muchas veces, reducimos ese concepto a un simple organigrama, pero el diseño de una organización es mucho más que eso. El diseño organizacional es el proceso por el cual una empresa determina la forma más eficaz y eficiente para ejecutar la estrategia que tiene definida a través de su gente. Para eso, hay cinco temas a tener en cuenta:

1.Definición de estructuras con funciones y responsabilidades claras

2. Mapeo de los procesos y uso de tecnología para cada una de las funciones específicas

3. Definición de la performance del negocio: KPI (Key Performance Indicators), apoyados por un modelo de gobierno y un modelo de decisión

4. Modelo de capacidad; es decir, generación de valor sostenible

5. Alineación de liderazgo y análisis de las distintas formas de trabajar en la organización; es decir, cultura

¿Por dónde empezamos?
En Deloitte, hemos diseñado una metodología que se estructura a través de tres principios:

Paso 1: Decidir
En este paso, las preguntas clave son: ¿El pensar en un diseño organizacional es la solución adecuada para el negocio? ¿Tiene una estrategia y modelo de negocio claramente articulado?
• El diseño de una organización necesita una clara estrategia de negocios para guiar las decisiones específicas. Utilizar un enfoque basado en los hechos, con el apoyo de conocimientos basados en análisis robustos, ayuda a establecer la estrategia de alineación y contribuir a la justificación del cambio, así como también permitir la identificación temprana de los riesgos y las oportunidades.

Paso 2: Diseñar
En este paso la pregunta clave que debemos hacernos es: ¿Es este el diseño más adecuado?
• Un diseño eficaz requiere de una comprensión del impacto potencial y de la importancia de los cambios propuestos. Combinando métodos analíticos con herramientas de visualización, se puede localizar con precisión dónde debe ocurrir el cambio.
• Establecer claramente las responsabilidades de diseño de toma de decisiones ayuda a que la organización conduzca el impulso para la transformación.

Paso 3: Entregar
¿Cómo asegurarse los beneficios y el valor previsto?
• La efectividad del diseño organizacional y del cambio puede estar en lo bien que se prepara todo el mundo para el cambio; es decir en la transición. Ayudar a la gente a entender el impacto de los cambios desde el principio brinda a la organización la mejor oportunidad de prepararse y así permitir una aplicación del modelo sin problemas.

• Así como el diseño es mucho más que la estructura, la creación de capacidad es mucho más que el cambio de las líneas de presentación de informes de los empleados. Esto se refiere a centrarse en la construcción de capacidades y estructuras específicas que están alineadas y apoyadas a las prioridades estratégicas del negocio.

Como conclusión, podemos decir que no hay una única respuesta correcta para la adopción de un nuevo diseño o estructura, pero sí hay una manera correcta de construir un proceso de diseño en forma sensata, flexible y, por sobre todo, generando valor al negocio con impacto sostenible.