Cuando usted recibe cerca de 150 correos electrónicos del trabajo todos los días, su bandeja de entrada puede convertirse rápidamente en lo más pesado de su existencia.

Este sufrimiento aumenta de forma exponencial cuando uno es el líder de una empresa. Entonces, ¿cómo hacen los CEO más populares del mundo, como Bill Gates y Tim Cook, para manejar sus bandejas de entrada?

El CEO de Amazon, Jeff Bezos, reenvía emails urgentes con un símbolo de interrogación.
Cuando un cliente envía emails a Bezos para quejarse de algo relacionado con Amazon, lo que pueden hacer muy fácilmente, Bezos a menudo reenvía el mensaje a la persona adecuada en la empresa, añadiendo solo un símbolo: “?”.

“Cuando los empleados de Amazon reciben un correo electrónico de Bezos con el signo de interrogación, reaccionan como si hubieran descubierto una bomba de tiempo”, informó Businessweek en el 2013. “Por lo general tienen un par de horas para resolver cualquier asunto que el CEO ha marcado, y preparar una exhaustiva explicación de cómo ocurrió, una respuesta que será revisada por una sucesión de gerentes antes que se envíe al mismo Bezos”.

La cofundadora de Huffington Post, Arianna Huffington, tiene tres reglas para el correo electrónico.
Huffington tiene tres reglas simples para los emails:

• No hay mensajes de correo electrónico media hora antes de acostarse.
• No apresurarse en enviar correos electrónicos apenas se despierta.
• No hay mensajes de correo electrónico mientras está con sus hijos.

“La última vez que mi madre se enfadó conmigo antes de morir fue cuando me vio leyendo mi correo electrónico y hablaba con mis hijos al mismo tiempo”, Huffington escribió en su libro, “Thrive”. “…Estar conectados de una manera poco profunda al mundo entero puede impedirnos estar profundamente conectados con las personas más cercanas a nosotros -incluyéndonos a nosotros mismos”.

El CEO de Apple, Tim Cook, lee la mayoría de sus más de 700 correos electrónicos.
El CEO que se despierta a las 3:45 am todos los días dijo durante una entrevista con ABC que recibe entre 700 y 800 correos electrónicos al día.

“Y he leído la mayoría de estos… Todos los días, todos los días. Soy un adicto al trabajo”.

La cofundadora de Birchbox, Katia Beauchamp, hace que los empleados incluyen un plazo de respuesta.
La cofundadora del servicio de envió de muestras cosméticas por suscripción dijo a Lifehacker que pide a las personas de su equipo que indiquen cuando necesitan una respuesta en todos los mensajes de correo electrónico. Este es uno de sus mejores trucos para ahorrar tiempo.

“Hace que prioricemos de modo mucho más rápido”, dijo.

El CEO de Zappos, Tony Hsieh, cuenta con un equipo de ‘ninjas’ del email a tiempo completo.
En un fascinante hilo de Quora sobre los hábitos que tienen los CEO para manejar sus emails, Michael Chen, un conocido de Hsieh, escribió que el CEO de Zappos le dijo que tenía un equipo de cuatro o cinco administradores de correo electrónico a tiempo completo.

“Dato curioso, creo que sus títulos oficiales son ‘ninja del email’”, dijo Chen.

El CEO de Etsy, Chad Dickerson, tiene un sistema para recordar contactos.
El CEO del sitio de ventas online dijo a Fast Company que es necesario tener un sistema para todo, no importa lo que sea.

Por ejemplo, cada vez que conoce a alguien él añade su información de contacto a una libreta de direcciones, e incluye una nota sobre cuando se conocieron y lo que discutieron. De esta manera, cada vez que envía un correo electrónico a alguien, va directamente a la referencia a su encuentro antes de preguntar.

El CEO de Microsoft, Bill Gates, ha sido bendecido con muy pocos emails y hace hincapié en la bandeja de entrada ‘en cero’.
Gates dijo a “Today” en el 2013 que solo recibía entre 40 y 50 correos electrónicos al día.

“Así que reviso algunos, y los demás los veo en la noche. Me aseguro de poner alguna marca para poder verlos más tarde”, explicó.

La fundadora y CEO de Hint Water, Kara Goldin, se despierta temprano para revisar su correo electrónico.
Goldin considera la mañana una parte fundamental de su día y dedica sus primeras horas para revisar su correo electrónico y calendario.

Se dirige directamente a su bandeja de entrada a las 5:30 am porque “hacer esto me da una clara visión de lo que serán las próximas 12 horas y de cuáles serán mis prioridades cuando llegue a la oficina”.

El fundador y CEO de Hootsuite, Ryan Holmes, opta por vaciar su email.
Cuando se encuentra agobiado con su bandeja de entrada, Holmes le gusta “vaciar su bandeja de entrada” y empezar de nuevo.

Recomienda hacerlo solo una vez en pocos años, y pedirle a su personal añadir un mensaje de descargo de responsabilidad en la firma del email después de borrar los correos no leídos. Algo así como: “Disculpe si no he respondido su último correo electrónico. Para convertirme en un mejor comunicador en el año 2015, me he declarado hace poco en bancarrota de correos electrónicos”, aconseja.

El presidente ejecutivo de Google, Eric Schmidt, responde rápidamente cada correo electrónico.
En su libro “How Google Works” (Cómo trabaja Google), el exCEO de Google escribió: “la mayoría de las mejores -y más ocupadas- personas que conocemos responden sus emails rápidamente, no solo a nosotros o a un grupo selecto de remitentes, sino a todo el mundo”.

Incluso si la respuesta es un simple “entendido”, según Schmidt, ser receptivo establece un lazo de comunicación positiva y una cultura enfocada en el mérito.