César Antúnez de Mayolo
Profesor de la U. del Pacífico

Es lunes y usted está empezando en la oficina una de esas semanas complicadas y ve que difícilmente le alcanzará el tiempo para cumplir con todos sus pendientes.

Sin embargo, le acaba de llegar a su calendario una invitación para una reunión mañana por la tarde, que usted no tenía programada. Analizando su semana, ve que prácticamente la mitad de su tiempo estará destinado a reuniones de trabajo.

En muchas de sus últimas juntas de más de tres personas, ve que no se ha aprovechado bien el tiempo ni se han llegado a buenos avances ni conclusiones, con proyectos “atracados” precisamente porque los responsables de cumplir con los “pendientes” están llenos de reuniones. ¿Cómo saber cuándo es necesario convocar a un comité? ¿Y cómo aprovechar el tiempo en el mismo?

Sin gestión
La gran mayoría de empresas tienen procedimientos muy específicos para gestionar su capital, requiriendo un exhaustivo análisis para cada nueva inversión, definiendo niveles mínimos de rentabilidad y delegando autoridad cuidadosamente, estipulando además los límites de gasto. En contraste, el tiempo en una organización suele estar pobremente gestionado.

Cuando se trata de difundir modelos de gestión del tiempo, manejo de pendientes y buenas prácticas para el aprovechamiento de las reuniones de trabajo, las iniciativas para hacer ejercicios o procedimientos eficientes suelen ser personales más que institucionales en cada empresa.

Manejo
Ante esto, cuando nos convoquen a una reunión, primero preguntemos cuál es el propósito de la misma y si es necesaria o no. Luego, pensemos si la programación es oportuna para dicha fecha y hora, así como si es imprescindible nuestra presencia y cuánto durará. Verifiquemos si debemos preparar algo y otras personas también.

La ley de Parkinson dice que el trabajo se expande en la medida que tenemos tiempo disponible para completarlo. En esa línea, “la cantidad de reuniones en nuestra agenda se puede expandir para llenar nuestro tiempo disponible”. Justifiquemos la realización de cada junta de trabajo y de ser necesaria, busquemos que esta sea productiva para todos.

Otrosí digo
Espere su turno. Otra de las recomendaciones que debemos tener en cuenta es evitar que cualquiera de los partícipes acapare las conversaciones o que otros no digan nada. Limitemos el tiempo de participación de cada uno. Además, al empezar la reunión especifiquemos claramente el propósito de la misma.

Datos
1 Cero interrupciones. Evitemos el uso de dispositivos electrónicos en reuniones de trabajo.

2 Tolerancia cero. Si queremos evitar distracciones, prohibamos el ingreso con celulares a las reuniones.

3 Empoderamiento. Preguntemos si todos los convocados están facultados para tomar decisiones en relación a lo-s puntos a tratar.

4 A tiempo. Seamos estrictos con gente que llega tarde o se va temprano. No esperemos a nadie, empecemos la reunión con los presentes.