Multitarea improductiva, falsa percepción de agobio y de estar muy ocupado, tareas sin valor… demasiadas organizaciones siguen fomentando la falsa actividad de quienes viven alrededor de los ladrones de tiempo, entre los que se cuentan las reuniones innecesarias, los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las interrupciones, que crean un ruido insalvable, los Power Point absurdos, ciertas actividades en Internet y en las redes sociales o los rumores (típicos de la máquina de café).

Este tipo de profesionales multitarea que quieren estar en todo, disponibles a cualquier hora y participando simultáneamente en las redes sociales y en cualquier canal de comunicación que sea posible, suelen terminar abrumados y superados por todos los procesos -la mayoría absurdos y sin valor- en los que quedan envueltos. No hacer un uso prudente de todos los soportes, herramientas y medios que ofrece la tecnología puede convertirnos en una víctima de ella.

Una reciente investigación de Oxford Economics señala la disponibilidad de 24 horas que facilita la tecnología como un factor de presión para los profesionales hiperconectados. Esto implica una sobredosis de información que lleva a la frustración, y a que cada vez más personas tengan verdaderos problemas para desengancharse de sus dispositivos.

Según Oxford Economics, un tercio de los encuestados manifiestan que una de las razones principales del mal uso que hacen de sus teléfonos inteligentes, tabletas y ordenadores tiene que ver con la compulsión, y una quinta parte de los profesionales asegura que la tecnología, mal utilizada, provoca un efecto negativo en su salud.

La investigación de Oxford insiste en que la conectividad permanente supone una grave amenaza para la satisfacción en el trabajo y también para la salud, y propone algunas recetas de supervivencia, como puede ser el hecho de “iniciar un diálogo entre empleados y empleadores acerca de qué funciona y qué se debe cambiar sobre el diseño de la oficina, las pautas y normas sobre teletrabajo, y sobre tecnología; ofrecer a los empleados el tiempo de calidad, el espacio y los dispositivos necesarios que les permitan enfocarse en su actividad para que sean más productivos durante la jornada laboral; lograr que la flexibilidad que promete el trabajo en remoto sea una realidad y favorecer pequeñas desconexiones.

La mejor tecnología y el espacio de trabajo más adecuado permiten hacer más durante la jornada laboral, y esto debería favorecer que los profesionales encuentren el equilibrio correcto entre vida profesional y personal”.

Otro estudio de CEB muestra que al menos un 60% de los empleados tiene que consultar con un mínimo de 10 personas al día para hacer su trabajo y un 30% con al menos 20. Las compañías necesitan más tiempo para hacer cosas: un 30% más para finalizar proyectos de IT, un 50% más para contratar personal y un 25% más para firmar nuevos contratos con clientes.

Sobre la pérdida de tiempo en la oficina Paychex.com concluye tras una encuesta entre 2,000 profesionales de varios sectores que los Millennials desperdician más horas en el trabajo que los miembros de otras generaciones.

“Solo un 46% de los que pertenecen a la Generación Y reportó perder menos de una hora al día, comparado con el 46% de la Generación X o el 68% de los Boomers. La mitad de los profesionales con habilidades superiores aseguran desperdiciar menos de una hora al día. Esa es la misma percepción de derroche de tiempo que tienen los mandos superiores y los intermedios, mientras que un 16% del staff administrativo admite malgastar tres o más horas diarias.

¿Cómo combatir a los ladrones de tiempo y ganar en eficacia?

• Conviene negociar a qué nos comprometemos. Por no poner límites podemos llegar a tener demasiadas cosas pendientes.
• Es bueno bloquear espacios para concentrarse. Las listas de prioridades para que nuestro tiempo sea de más calidad son muy recomendables. Sin olvidar la posibilidad de dejar colchones temporales para imprevistos.
• Hay que plantearse objetivos claros, simplificando nuestra vida y decidiendo qué es lo importante y lo accesorio

La investigación de Carrerbuilder añade otras recomendaciones, como establecer pausas y permitirse ciertas distracciones, que no sólo no son perjudiciales, sino que resultan positivas en términos de creatividad y eficacia. Los expertos recomiendan desconectar cada dos horas, porque a partir de los 90 minutos nuestra atención decae, y cortar hace que volvamos a nuestra actividad con eficiencia.

A esto se puede añadir rodearnos de gente positiva y productiva: “La productividad es contagiosa, y ver cómo otros trabajan de forma eficiente nos inspira para hacerlo así”.

Diario Expansión de España
Red Iberoamericana de Prensa Económica (RIPE)