El número junto al icono de correo electrónico en mi teléfono sigue aumentando con cada actualización (4, 122, 268) y siguen llegando, escribe Carson Tate, fundadora de Working Simply, en su artículo publicado en LinkedIn.

Tanto es así que me sentí obsesionada y abrumada por ello. Cada vez que ese número crecía, me hacía sentir más ansiosa, nerviosa, culpable y fuera de control.

Para evitar que este número aumente mucho, adopté un hábito enloquecedor que empecé inocentemente –revisaba y respondía los mensajes. A medida que los correos aumentaban también lo hacía el número de veces que dejaba cualquier cosa que estaba haciendo para revisarlos; los leía en medio de conversaciones, en reuniones, durante los semáforos en rojo, en la cola para servirse café, en la mesa y mientras jugaba con mi hija.

Entonces, un día, mi teléfono fue arrebatado de mi mano y lanzado contra la pared de la sala por mi hija de tres años.

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Mientras observaba que mi teléfono volaba por los aires y rogaba que aterrice suavemente, no pude ignorar lo que mi hija me gritó en ese momento: “¡Odio esa cosa! ¡Préstame atención!”

Mi bandeja de entrada me estaba controlando e incluso mi pequeña hija lo había notado.

Fue en ese momento que me di cuenta de esta abdicación de mi poder a un dispositivo de comunicación (ahora destrozado), lo que me estaba causando un costo personal importante: el tiempo con mi familia.

Tal vez usted no ha llegado a un extremo de esta manera; o quizás está a punto de alcanzarlo; o tal vez ya ha vivido esta experiencia pero su teléfono no se rompió y así usted pudo continuar con su adicción al correo electrónico, sin pensar realmente en lo que está en juego.

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Sin importar en qué situación se encuentre, le pregunto: ¿cuánto tiempo, energía y atención dedica a manejar su correo electrónico? Y ¿Realmente vale la pena?

¿Acaso no es hora de retomar el control de su bandeja de entrada, su concentración, su tiempo y, lo más importante, su vida?

A continuación dos sencillos pero poderosos pasos que usted puede seguir en este momento para recuperar el control:

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Establezca una prioridad para los mensajes. ¿Recibe tantos mensajes durante el día que necesita dar un vistazo rápido para discernir qué mensajes requieren su atención primero? Codifique sus mensajes entrantes con un color de acuerdo a la prioridad del remitente. Por ejemplo, puede codificar los mensajes de su jefe con color rojo, los de sus principales clientes con verde, y con gris claro los mensajes donde usted ha sido copiado. Ahora cuando abre su bandeja de entrada, puede escanearla rápidamente para ubicar los mensajes más urgentes, es decir los de su gerente o clientes clave.

Automatice sus respuestas por correo electrónico. Si revisa los elementos enviados usted descubrirá que envía correos electrónicos diciendo lo mismo una y otra vez. Deje de perder su tiempo volviendo a escribir el mismo mensaje de correo electrónico. Configure una norma general para enviar automáticamente una respuesta por usted. Ahora ya no se preocupará por el tiempo que se toma para responder correos. Será instantáneo.