Para una correcta delegación, la clave es “claridad”. A continuación se presentan, de acuerdo a Forbes, cuatro espacios comunes donde se puede ir por mal camino:

Claridad de objetivos.
¿Qué es exactamente lo que hay que hacer? Tomemos un ejemplo imaginario: un ejecutivo (probablemente distraído, nervioso, acosado por las diversas cosas pendientes por concluir en poco tiempo) solicita un análisis de la competencia enfocado en determinadas empresas del sector. La próxima junta girará en torno a los resultados de lo solicitado.

Pero ¿su jefe quiere un párrafo?, ¿una página?, ¿una presentación en diapositivas? ¿un informe de 20 páginas? ¿Un análisis de qué?, ¿ventas? ¿ganancias? ¿cuotas de mercado? ¿distribución? ¿publicidad? o ¿todo lo anterior?

El superior debe especificar cuáles son los puntos clave que contendrá dicho informe, la extensión del mismo, entre otros elementos, a fin de no dejar lugar a dudas.

Claridad de responsabilidades.
Cada miembro del equipo debe conocer a cabalidad sus funciones, hasta dónde llegan sus responsabilidades y obligaciones. Cuando se emprende un nuevo proyecto empresarial, el líder debe preocuparse por aclarar en qué consistirá las funciones de cada trabajador, y -por supuesto- precisar cómo se dará paso a la articulación de todo el proceso.

Claridad de tiempo.
“Necesito que concluya este informe rápido, por favor”. Bien, ¿qué significa rápido?, ¿un día?, ¿dos días?, ¿menos de una semana? ¿Es posible hacer un análisis como el que podría solicitar su jefe en un día?

En efecto, si no conoce los plazos a cabalidad, no podrá discutir sobre estos con su superior. Ello le ocasionaría más de un dolor de cabeza. Evite una llamada telefónica de su jefe, por ejemplo, seis horas más tarde: “¿Dónde está el análisis de la competencia?”

Claridad de la comunicación.
Para evitar problemas relacionados con la delegación de responsabilidades, no debe haber una comunicación defectuosa. La clave es asegurarse de que haya suficiente tiempo, o aprovechar esos breves minutos, para comunicar claramente todo lo referido a una tarea sustantiva. Los trabajadores no deben temer a la hora de preguntar aquello que no quedo claro.